آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی كاركنان

دسته: مدیریت
بازدید: 39 بار
فرمت فایل: doc
حجم فایل: 20 کیلوبایت
تعداد صفحات فایل: 31

بدون شك نیروی انسانی در هر سازمان جدای از حجم و اندازه آن بعنوان مؤثرترین و مهمترین عامل تعیین كننده در بقاء رشد و پویایی سازمان به شمار آمده و بزرگترین سرمایه و دارایی آن محسوب می گردد

قیمت فایل فقط 4,000 تومان

آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی كاركنان

مقدمه
بدون شك نیروی انسانی در هر سازمان جدای از حجم و اندازه آن بعنوان مؤثرترین و مهمترین عامل تعیین كننده در بقاء رشد و پویایی سازمان به شمار آمده و بزرگترین سرمایه و دارایی آن محسوب می گردد.

لذا هر فرد در سازمان مربوطه برای پیشرفت و نیل به اهداف تعیین شده شغلی نیاز به آگاهی از موقعیت خود دارد. این آگاهی موجب می شود كه او از نقاط قوت و ضعف عملكرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهیدات لازم را برای اثربخشی بیشتر كوششهایش به كار برد. بدیهی است كه عدم توجه دستگاه به احساسات، نیازها و عملكرد كاركنان صدمات جبران ناپذیری در ادامه انجام مأموریت و اهداف سازمان وارد خواهد نمود.

ارزشیابی ابزاری است كه سازمانها و كاركنان را در تأمین این نیازها كمك می‌كند و بعنوان یكی از مؤثرترین و كارآمدترین ابزار شناخت و كنترل، نقش مهمی ایفاء می‌كند زیرا با اجرای یك طرح مناسب ارزشیابی میتوان در جهت اثربخشی، بهسازی، رشد و تعالی، جلب رضایت، ایجاد سیستمی عادلانه (برای ارتقاء گروه، ترفیع، انتصاب به پستهای مدیریتی، تشویق و تنبیه، تعیین نیازهای آموزشی) مشخص نمودن نقاط قوت و ضعف و ایجاد روابط عادلانه همراه با محیطی مناسب توأم با حسن تفاهم در بین مدیران و كاركنان اقدام نمود. از همین منظر نظر مدیران و مسئولین محترم را به این نكته جلب می نمایم كه با توجه به اهمیت

ارزشیابی كاركنان در مدیریت منابع نیروی انسانی و از آنجائیكه اطلاعات دقیق و صحیح حاصل از اجرای برنامه ارزشیابی كاركنان تحت سرپرستی مبنای تصمیمات مهم مربوط به افزایش سنواتی، افزایش فوق العاده شغل ارتقاء گروه، آموزش و بهسازی و… قرار می گیرد و مالاً عدالت استخدامی را در دستگاه محقق می سازد از این رو نظارت و كنترل بر فرآیند اجرای برنامه ارزشیابی به منظور تضمین ارزشیابی دقیق و واقعی امری الزامی است.

در جهت تحقق این هدف به منظور كنترل و محدود نمودن تأثیر خطاهای رایج در ارزشیابی كاركنان به ویژه خطال هاله ای، خطای گرایش به ارفاق، خطای سهل گیری كه موجب ارزشیابی غیر واقعی و بزرگ نمایی رفتار و عملكرد ارزشیابی شوندگان می‌گردد. كلیه ارزشیابی كنندگان مكلفند نسبت به ارزشیابی دقیق و واقعی كاركنان تحت امر اقدام نمایند، لذا به منظور آشنایی عزیزان ارزشیابی كننده از دستورالعمل ها و آئین نامه های مربوط به ارزشیابی بر آن شدیم تا گزیده ای هرچند مختصر تهیه و تدوین و در اختیار آنان قرار دهیم امید است كه مسئولین عزیز با مطالعه دقیق این مختصر ما را در انجام ارزشیابی واقعی، عادلانه و بدور از سلیقه های شخصی و بر اساس ضوابط مربوطه یاری نمایند.

ارزشیابی بایستی یكی از شاخص های مهم انتخاب افراد به پستهای مدیریتی و سرپرستی مد نظر مدیران و مسئولین عزیز قرار گیرد اما متأسفانه تا كنون این مهم مورد قرار نگرفته است به هر حال عدم دقت و آگاهی ارزشیابی كنندگان در سنجش معیارهای عملكردی و رفتاری و اخلاقی كاركنان میتواند موجبات نارضایتی عده اتی از همكاران خدوم را فراهم و یا باعث بزرگ نمایی بیش از اندازه عملكرد عده ای دیگر شود.
انشاءالله كه بتوانیم با همكاری و هماهنگی یكدیگر در انجام ارزشیابی كارآمد، واقعی و عادلانه اقدام نمائیم تا اهمیت این مهم بعنوان بهترین ابزار تشویق و تنبیه و جلب رضایت كارمند مورد شناخت و توجه دقیق مدیران و كاركنان قرار گیرد.
خلاصه طرح و چرخه مستمر ارزشیابی:

۱-گفتگو یا مصاحبه آغاز دوره:
در آغاز دوره ارزشیابی (فروردین تا اردیبهشت هر سال) واحد ارزشیابی مؤسسه بایستی فرمهای ارزشیابی كلیه كاركنان هر واحد سازمانی را كه مشخصات كامل ارزشیابی شونده در قسمتهای مربوطه درج گردیده است برای مدیریتها و ادارات و قسمتهای مختلف ارسال نماید مسئولین مربوطه بایستی در مرحله نخست جلسه مصاحبه ای كه آن را جلسه مصاحبه آغاز دوره می نامند با كاركند تحت سرپرستی تشكیل دهند و در مورد كارهایی كه در طول دوره بایستی كارمند به انجام برساند برنامه ریزی كنند. به عبارت دیگر سرپرست بایستی شرح وظایفی را كه كارمند در طول دوره موظف به انجام آن می‌باشد و حدود انتظارات خویش را به اطلاع وی برساند.

لازم به توضیح است در صورتیكه مدیران شرح وظایف مدونی در مورد كارمند در اختیار نداشته باشند از طریق واحد ارزشیابی مؤسسه شرح وظایف پستهای مربوطه در حد امكان در اختیار آنان قرار خواهد گرفت.

فرم ارزشیابی كارمند بایستی در طول دوره ارزشیابی (فروردین تا اسفند) نزد مسئول واحد (ارزشیابی كننده نگهداری و نامبرده موظف است در طول سال نقاط قوت و ضعف عملكرد و رفتار كارمند تحت سرپرستی را در صفحه ۴ فرم كه به همین منظور اختصاص پیدا نموده با ذكر تاریخ ثبت نماید. این مسئله بسیار مهم و ضروری است كه متأسفانه ارزشیابی كنندگان در خیلی از موارد اقدام به بایگانی فرمهای ارزشیابی می‌نمایند و نسبت به درج نقاط ضعف و قوت در طول دوره اقدام نمی نمایند بنابراین ممكن است در هنگام امتیازدهی چنانچه كارمند خدمات برجسته ای را انجام داده باشد و یا خدای نكرده سهل انگاری در انجام امور محوله در طول دوره داشته باشد از نظر خاطر ارزشیابی كننده دور بماند و موجبات ارزشیابی غیرواقعی و ناعادلانه را فراهم آورد.

بعلاوه درج نقاط قوت و ضعف با ذكر تاریخ در ستون مربوطه میتواند در صورت اعتراض كاركند به امتیاز ارزشیابی ملاك خوبی برای بررسی در كمیته رسیدگی به شكایات ارزشیابی مورد استفاده قرار گیرد.

۲-گفتگو یا مصاحبه دوره:
ارزشیابی كننده بایستی در پایان سال جلسه ای تحت عنوان جلسه مصاحبه پایان دوره با كارمند تشكیل دهد این جلسه بایستی در محیطی آرام و با حضور ارزشیابی شونده و سرپرست برگزار گردد و ارزشیابی شونده فرصت اظهار نظر و دفاع از خود داشته باشد در این جلسه عملكرد كارمند در طول دوره مورد بحث و بررسی قرار گرفته، نقاط قوت و ضعف او مشخص و از امتیاز ارزشیابی خود آگاه می گردد و سپس نسبت به امضای فرم ارزشیابی خود اقدام می نماید.

لازم به توضیح است كه امضای فرم توسط ارزشیابی شونده فقط به منظور اطلاع وی از امتیاز مكتسبه بوده و امتناع از آن خللی در ادامه كار ارزشیابی بوجود نخواهد آورد.
ضمناً جلسه مصاحبه پایان دوره و آغاز دوره بعدی میتواند بصورت یكجا و در اسفند ماه هر سال برگزار گردد.
۳-دوره ارزشیابی از اول فروردین ماه هر سال تا اسفند ماه همان سال می‌باشد و كاركنانی كه در هر دوره ارزشیابی حداقل شش ماه اعم از پیوسته یا منقطع به خدمت اشتغال داشته باشند در پایان دوره مورد ارزشیابی قرار می گیرند.
۴-ارزشیابی كننده(سرپرست بلافصل) مسئولی است كه از لحاظ سازمانی حداقل رئیس اداره، قسمت، گروه، بخش و عناوین مشابه بوده و مسئولیت ارجاع كار به كارمند و سرپرستی وی را بعهده دارد.
۵-در مؤسسه تحقیقات واكسن و سرمسازی رازی رؤسای ادارات و بخشها بعنوان ارزشیابی كننده، مدیران تأیید كننده و معاونین در شاخه مربوطه به عنوان تأیید كننده نهایی محسوب می گردند.
لازم به یادآوری است كه به منظور عدم اشتباه در این مورد واحد ارزشیابی سازمان نام ارزشیابی كننده، تأیید كننده و تأیید كننده نهایی را در ردیفهای ۱۸ تا ۲۰ فرم ارزشیابی درج خواهد نمود.

كاربرد نتایج ارزشیابی:
طبق بند ۴ مصوبه شماره ۳۱۴۰ مورخع ۲۸/۳/۷۲ شورای عالی اداری:
به منظور اعمال ضابطه شایستگی در تصمیمات اداری و وضعیت خدمتی كاركنان از نتایج ارزشیابی سالانه به طور وسیع در موارد ذیل استفاده می شود:
 تشخیص خدمت برجسته

 انتصاب به پستهای مدیریت و سرپرستی
 ارتقاء گروه
 افزایش فوق العاده شغل
 تعیین ضریب افزایش سنواتی

 تغییر شغل
 كاهش فوق العاده شغل

 تعیین نیازهای آموزشی و بهسازی كاركنان
 پرداخت پاداش معادل دو ماه حقوق و مزایا
 پرداخت فوق العاده كارانه
 اخراج
كه بطور مختصر در رابطه با تعدادی از موارد فوق توضیحاتی ارائه خواهد شد:
۱-تشخیص خدمت برجسته:
 خدمت برجسته در طرح ارزشیابی كاركنان به دو طرق مشخص می گردد:
الف: تشخیص از طریق ارزشیابی:
خدمت برجسته از طریق ارزشیابی عبارت است از كسب بالاترین امتیاز ارزشیابی در سه سال متوالی یا پنج سال غیر متوالی در واحد محل خدمت، به این دسته از كاركنان یك گروه تشویقی اعطاء می گردد.
برای این منظور با توجه به تعداد كاركنان هر واحد طبق ذیل نسبت به اعطای گروه تشویقی اقدام خواهد شد:
ردیف تعداد افراد شاغل در واحد سازمانی تعداد افراد منتخب
۱
۱ نفر
۲
۲نفر
۳
۳نفر
۴
۴ نفر
به همین ترتیب به ازای هر پنجاه نفر اضافه یك نفر به سهمیه مزبور اضافه خواهد گردید.
ذكر این نكته ضروری است كه فردی واجد شرایط اعطاء گروه فوق می‌باشد كه در سه سال متوالی و یا پنج سال غیرمتوالی بالاترین امتیاز را در واحد خود كسب نموده است نه اینكه فقط برجسته شده باشد(مراجعات زیادی صورت می گیرد كه كارمند بعد از سه سال برجستگی خود را مشتحق گروه تشویقی می داند).
در صورتیكه تعداد كاركنان در هر واحد سازمانی كمتر از ۱۵ نفر باشد آمار واحد مزبور با آمار كاركنان واحد دیگری كه تحت نظارت یك شاخه معاونت انجام وظیفه

می‌نمایند جمع گردیده و سپس طبق دستور العمل فوق با آنان رفتار خواهد شد. بطور مثال چنانچه یكی از ادارات زیر مجموعه معاونت اداری و مالی كمتر از ۱۵ نفر باشند برای تعیین فرد واجد شرایط دریافت گروهی تشویقی با اداره یا مدیریت دیگری كه تحت نظر همان معاونت انجام وظیفه می نماید ادغام و سپس از مجموع آنها در صورت وجود فرد یا افراد واجد شرایط دستورالعمل فوق اجزاء خواهد شد.

 در صورت تساوی امتیازات ارزشیابی در هر واحد سازمانی نظر تأكید كننده نهایی ملاك تعیین كاركند برجسته خواهد بود.
 امتیاز معیار رفتار اخلاقی برای این دستورالعمل در دوره های مزبور نباید كمتر از ۲ باشد.

 حداكثر گروه تشویقی موضوع این دستورالعمل در طول مدت خدمت كاركنان دو گروه بوده و در صورت شرایط اعطاء می گردد.
 تاریخ اعطای گروه تشویقی بر اساس این دستورالعمل از ۱/۱ خواهد بود بطور مثال كاركنانی كه بر اساس نتایج ارزشیابی سالهای ۷۸، ۷۹، ۸۰ واجد شرایط اعطای گروه قرار می گیرند مزایای گروه فوق را از ۱/۱/۸۱ دریافت خواهند نمود.
ب. تشخیص از طریق بروز لیاقتهای ویژه:

عبارتست از تلاش چشمگیرانه و ارائه خدمت ارزنده در حیطه شغلی به گونه ای كه موجب تحول ثمربخش در امور اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، فرهنگی و اداری كشور یا تسریع تحقق اهداف طرحها و برنامه های سازمانی و یا بهبود و افزایش قابل ملاحظه حجم تولید و كمیت و كیفیت خدمات و به طور كلی ارتقاء سطح اثر بخشی و كارآیی دستگاه گردد. به این قبیل كاركنان نیز یك تا دو گروه تشویقی میتواند تعلق گیرد كه بایستی از طریق كمیته اجرایی طرح طبقه بندی مشاغل به همراه صورتجلسه و با امضای بالاترین مقام سازمان به سازمان مدیریت و برنامه ریزی كشور ارسال گردد و بعد از انجام مراحل تحقیق و بررسی سازمان مزبور در صورت تأیید صورتجلسه تنظیمی اقدام لازم صورت می گیرد كه با توجه به اینكه بروز چنین امری به ندرت اتفاق می‌افتد، لذا از توضیح بیشتر در این زمینه خودداری می نمایم.
۲-استفاده از نتایج ارزشیابی در انتصاب به پستهای مدیریت و سرپرستی
دستگاهها مكلفند در انتصاب كاركنان خود به پستهای مدیریت و سرپرستی ضمن رعایت سایر مقررات مربوط، نتیجه ارزشیابی آنان را مورد لحاظ قرار داده و كاركنانی را به پستهای فوق الذكر انتخاب نمایند كه امتیاز ارزشیابی بالاتری را دارا باشند. این مسئله اهمیت اجرای دقیق و عادلانه ارزشیابی را مورد توجه قرار داده و انشاءالله كه ارزشیابی كنندگان گرامی واقعاً در دادن امتیازات ارزشیابی نهایت دقت و حساسیت را اعمال نمایند تا خدای نكرده حقی از كسی ضایع نگردد و شایستگان در رأس امور قرار گیرند.
۳-استفاده از نتایج ارزشیابی در ارتقاء گروه:
 ارتقاء گروه استحاقی كاركنان كه در هر دوره ارزشیابی امتیاز ۱۷ تا ۳۰ را كسب نمایند بر اساس قوانین و مقررات استخدامی صورت خواهد گرفت.
 زمان ارتقاء گروه كاركنانی كه امتیاز ارزشیابی آنها ۱۴ تا ۱۷ باشد به مدت شش ماه به تعویق خواهد افتاد.
 زمان ارتقاء گروه كاركنانی كه امتیاز ارزشیابی سالانه آنها كمتر از ۱۴ باشد به مدت یكسال به تعویق خواهد افتاد.
۴-استفاده از نتایج ارزشیابی در افزایش فوق العاده شغل:

دستگاه های مسئول قانون نظام هماهنگ مكلفند فوق العاده شغل كاركنانی را كه در هر دوره ارزشیابی بالاترین امتیازات را در واحد سازمانی خود كسب می نمایند به شرط اینكه از سقف مقرر در ماده ۴ قانون نظام هماهنگ تجاوز ننمایند برای مدت یكسال به شرح ذیل افزایش دهند.
 افزایش فوق العاده شغل (برجستگی) به میزان ۲۰ درصد برای ۱۰ درصد كاركنان كه بیشترین امتیازات را كسب نموده اند.
 افزایش فوق العاده شغل (برجستگی) به میزان ۱۰ درصد برای ۱۰ درصد كاركنان كه دارای بالاترین امتیازات بعدی می باشند.
 برای این قبیل افراد امتیاز معیار رفتار اخلاقی نباید كمتر از ۲ باشد.

 در صورت تساوی امتیازات مشمولان ردیفهای فوق نظر مدیر واحد ملاك عمل برای واحد ارزشیابی خواهد بود.
 در صورتیكه كاركنان واحدی كمتر از ده نفر باشد در این دستورالعمل آمار واحد مزبور با آمار واحد دیگری كه تحت نظارت یك شاخه معاونت انجام وظیفه می‌نمایند ادغام گردد و سپس اقدام لازم صورت می پذیرد.

 چنانچه در محاسبه آمار كاركنان با توجه به نسبتهای تعیین شده، ارقام اعشاری بدست آید كسر نیم و بالاتر یك به حساب می آید و كسر كمتر از نیم محاسبه نمی‌گردد بعنوان مثال چنانچه تعداد كاركنان ۲ واحد به ترتیب ۲۳ و ۲۶ نفر باشند برای محاسبه تعداد افراد مشمول ۲۰ درصد افزایش فوق العاده شغل به ترتیب زیر عمل می شود.

با توجه به اینكه ۱۰ درصد كاركنان مجموعه می توانند از برجستگی ۲۰ درصد استفاده نمایند در واحد اولی ۱۰ درصد ۲۳ نفر ۳/۲ می شود كه كسر كمتر از نیم به حساب نمی آید بنابراین فقط ۲ نفر به عنوان برجسته ۲۰ درصد انتخاب می گردند اما در واحد دومی ۱۰ درصد ۲۶ نفر ۶/۲ می شود كه كسر بیشتر از نیم یك بحساب می آید، لذا برای چنین واحدی سه نفر بعنوان برجسته ۲۰ درصد انتخاب می گردند. برای برجسته ۱۰ درصد نیز به همین طریق محاسبه انجام خوانده شد.

 مدیران و معاونین آنها جزء آمار واحد سازمانی خود محسوب نمی گردند و افزایش فوق العاده شغل آنان بر اساس نتایج ارزشیابی در مقایسه با یكدیگر در سطح سازمان و با رعایت مفاد فوق انجام خواهد شد.

 كلیه كاركنان رسمی، پیمانی یا موقت كه مشمول قانون نظام هماهنگ پرداخت حقوق كاركنان دولت هستند مشمول مقررات این دستورالعمل می باشند.
۵-تعیین ضریب افزایش سنواتی با استفاده از نتایج ارزشیابی:

ضریب افزایش سنواتی برای كاركنان مشمول نظام هماهنگ بر اساس نتایج ارزشیابی به میزان ۳،۴ یا ۵ درصد خواهد بود.
كلیه كاركنان رسمی، ثابت، قراردادی كه امتیازات كسب شده آنها ۲۷ و بالاتر باشد از ۵ درصد افزایش سنواتی بهره مند می گردند.
برای امتیازات پائین تر نیز واحد ارزشیابی طبق بخشنامه های موجود عمل خواهد نمود.
ضریب افزایش سنواتی برای همكارانی كه به مدت كمتر از ۶ ماه با حفظ پست سازمانی به دستگاههای دیگر مأمور می شوند بر عهده دستگاه متبوع خواهد بود
تعیین ضریب افزایش سنواتی همكارانی كه بیش از ۶ ماه و بدون حفظ پست سازمانی به دستگاههای دیگر مأمور می شوند بر عهده دستگاه محل مأموریت خواهد بود.
 درصد افزایش سنواتی كاركنانی كه بیش از ۶ ماه در مأموریت آموزشی بسر می‌برند با كسب نظر از مؤسسه آموزشی مربوطه توسط واحد ارزشیابی سازمان تعیین می گردد.
 كاركنان پیمانی كه به رسمی آزمایشی تبدیل وضع می نمایند تا زمان رسمی قطعی از ۲ درص افزایش سنواتی بهره مند خواهند گردید
 تعیین ضریب افزایش سنواتی كاركنانی كه كمتر تاز ۶ ماه به خدمت اشتغال داشته باشند با نظر معاونت مربوطه بر عهده واحد ارزشیابی دستگاه می‌باشد.
۶-استفاده از نتایج ارزشیابی در آموزش و بهسازی كاركنان:

واحد ارزشیابی دستگاه با توجه به نقاط قوت و ضعف مندرج در صفحه ۴ فرم ارزشیابی نیازهای آموزشی كاركنان را استخراج و به واحد آموزش دستگاه منعكس می نماید این آموزشها میتواند حسب مورد آموزشهای شغلی، اصول سرپرستی و مدیریت، معارف اسلامی، كارآموزی و آموزشهای بلند مدت را شامل شود:
توضیح درباره كاربرد نتایج ارزشیابی در ردیفهای ۶،۷،۹،۱۰،۱۱ از حوصله این مقوله خارج بوده و نظر به اختصار مجموعه از آن خودداری می نمائیم.

 كلیه ارزشیابی كنندگان مكلفند در مواردیكه رفتار و عملكرد كاركنان تحت سرپرستی خود را در سطوح بسیار بالاتر از حد انتظار یا كاملاً مطلوب ارزشیابی می‌نمایند گزارش توجیهی از رفتار و عملكرد كارمند تهیه و همراه با فرم ارزشیابی جهت بررسی به واحد ارزشیابی سازمان ارائه نمایند.
 با این توضیح قطعاً امتیازات بالاتر از ۲۹ مشمول این بند خواهند بود و لذا الزامی است ارزشیابی كنندگان محترم در تعیین بالاترین امتیاز مجموعه دقت كافی معمول و از دادن امتیازات غلوآمیز خودداری فرمایند.

 نكته بسیار مهم و حائز اهمیتی كه ذكر آن الزامی است اینكه كلیه واحدهای مؤسسه تحقیقات واكسن و سرمسازی رازی كه جداقل ۱۵ نفر كارمند داشته باشند در مجموعه خود و نسبت به یكدیگر سنجیده می شوند لذا ارزشیابی كنندگان محترم بایستی افراد تحت سرپرستی خویش را نسبت به هم ارزیابی نموده و امتیازات سایر مجموعه های مؤسسه را به هیچوجه ملاك ارزشیابی كاركنان خود قرار ندهند.

 ضمناً از نظر واحد ارزشیابی مدیری در ارزشیابی صحیح كاركنان خود موفق تر و با دقت تر است كه امتیازات داده شده در مجموعه تحت سرپرستی دارای دامنه تغییرات قابل قبولی باشند زیرا طبیعی است كه تمامی افراد یك مجموعه در عوامل عملكرد رفتار شغلی و اخلاقی یكسان نیستند و لذا بایستی تفاوت در امتیازات محسوس باشد متأسفانه در سالهای گذشته بعضی ارزشیابی كنندگان محترم جهت راضی نگه داشتن اكثر كاركنان خود امتیازات تكراری زیادی را لحاظ می كنند كه این روش علاوه بر اینكه در یك نگاه نحوه ارزشیابی آن مجموعه را زیر سؤال خواهد برد در سالهای آتی خود وی را در تعیین افراد برجسته و… با مشكل زیادی روبرو خواهد ساخت و با مجموعه عظیمی از افراد با شرایط یكسان و مدعی روبرو خواهد گردید.

قیمت فایل فقط 4,000 تومان

برچسب ها : مقاله آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی كاركنان , آشنایی با دستورالعمل ها و نحوه ارزشیابی كاركنان , نحوه ارزشیابی كاركنان , فرم ارزشیابی كارمند